Elektronisk fakturahantering (EFS) på MV

Processen när det gäller EFS finns beskriven på http://www.adm.chalmers.se/eko/fakturahantering/Processbeskrivning.html.

Tekniska förutsättningar
Webläsare Internet Explorer 6.0, Netscape 7.0 eller Mozilla 1.4

Inloggning
När ni loggar in ska ni använda ert vanliga UNIX-lösenord. Ange enhet 300.

Workflow - attest
Hanteringen av fakturor i EFS bygger på att fakturan skickas vidare digitalt i ett s.k. workflow
för attest.

Enligt beslut i sektionens ledningsgrupp ska vi på MV hantera beställningar och fakturor så att det är projektledaren som leveransattesterar och kostnadsställeansvarig som slutattesterar.

Projektledare kan t.ex. vara projektledare för ett grundutbildnings- eller forskningsprojekt eller ansvarig för ett administrativt projekt. Projektledaren är ansvarig för projektets kostnader.

När en vara eller tjänst beställs är det mycket viktigt att ange fakturaadress, kostnadsställe 11030 och projektledaren som referens. Det är en fördel om även beställarens namn anges om det är en annan person är projektledaren. Kostnadsställe 11030 används endast som beställningskostnadsställe. Vid kontering används andra kostnadsställen.

Fakturaadress:
Chalmers Fakturaservice
412 96 GÖTEBORG

Chalmers största leverantörer har informerats om att fakturor ska skickas till Chalmers centralt.

Om beställaren inte är projektledare kan han/hon inte ange sitt eget namn som referens på fakturan då han/hon inte finns med i workflow! Beställaren måste ha haft en dialog med projektledaren då projektledaren måste veta vem som beställt varorna när fakturan kommer.

Leveransattest (LAK)

Leveransattest
Projektledaren får ett mail med fakturan för leveransattest och kontering.

Med leveransattest intygas:
-att varan/tjänsten är levererad.
-att det är rätt vara/tjänst som fakturerats till överenskommet pris.

Om det är problem med fakturan, t.ex. fel på leveransen kontaktar beställaren leverantörern.

Kontering
Den som leveransattesterar konterar även fakturan med konto, projekt och kostnadsställe.
Det är även viktigt att ange vad fakturan avser i "radtext" längst till höger. Detta underlättar
vid uppföljning.

En lathund kommer att delas ut till alla som är projektledare för att underlätta konteringen.
Ni kan även få lathunden som excelfil.

I lathunden finns de vanligast förekommande kontona och projektledarens egna projekt. Om ni inte hittar lämpligt konto på lathunden kan ni leta i Chalmers kontoplan som finns under fältet konto i kontosträngen i EFS när ni konterar fakturan. Lönekonto (konto 4011-4070) får inte användas. Det är viktigt att valet av konto/kostnadsställe/projekt blir så rätt som möjligt så att vi får en bra ekonomisk uppföljning.

Vid tveksamhet kan till att börja med ekonomihandläggare hjälpa till med kontering:
Matematik: Camilla Nygren
Matematisk statistik: Marianne Rosander Bäckström

Vid frånvaro
Projektledare som är bortresta en längre tid kan välja att leveransattestera från dator utanför Chalmers eller att ställa om leveransattesten till kostnadsställeansvarig. (MEDIC kan ge ytterligare upplysningar om vad som krävs för leveransattest externt.)

Kostnadsställeansvariga:
Matematik: Jan-Erik Andersson
Matematisk statistik: Peter Jagers
Stokastiskt Centrum: Mats Rudemo
Bioinformatik: Olle Nerman
CTM/CTMS: Aila Särkkä

Slutattest (ATT)

När projektledaren har leveransattesterat och konterat fakturan skickas den vidare till slutattest.

Fakturor under 50 kkr skickas för slutattest enligt delegationsbeslut i första hand vidare till:

Matematik: Lill Andersson
Matematisk statistik: Anita Creson

Fakturor över 50 kkr och fakturor som avser resekostnader skickas vidare för slutattest till kostnadsställeansvariga:

Matematik: Jan-Erik Andersson
Matematisk statistik: Peter Jagers
Stokastiskt Centrum: Mats Rudemo
Bioinformatik: Olle Nerman
CTM/CTMS: Aila Särkkä

Med slutattesten intygas:
-att kostnaden ska belasta Chalmers.
-att kostnaden ska belasta redovisningen enl. gjord kontering.
-att upphandling har skett enligt gällande bestämmelser.

Om konteringen är felaktig skickas fakturan tillbaka till projektledaren för justering.

Några exempel på beställningar

Resor
En resa föregås alltid av att resenären fyller i blanketten resefinansiering (manuellt) som godkänns av projektledaren och av kostnadsställeansvarig (som behåller blanketten).

Resefinansieringsblanketten finns på sektionens internsida. Resefinansieringen är en grund för slutattest både av resefakturor och reseräkningar. Godkänd resefinansiering är även viktig för att försäkring vid resa utomlands ska gälla.

Vid beställning av en resa anger doktoranden som referens på fakturan projektledaren (i normalfallet handledaren) eller om kostnaden ska belasta institutionens allmänna reseprojekt (dvs inte ett externt forskningsprojekt) anges kostnadsställeansvarig för Matematik eller Matematisk statistik.

Matematik: Jan-Erik Andersson
Matematisk statistik: Peter Jagers

Vi ber er vara observanta på om det finns en faktura med biljetterna, vilket är ganska vanligt.
Fakturan ska i så fall skickas till Fakturaservice.

Fakturor som avser resor skickas alltid till kostnadsställeansvarig för slutattest.

Matematik: Jan-Erik Andersson
Matematisk statistik: Peter Jagers
Stokastiskt Centrum: Mats Rudemo
Bioinformatik: Olle Nerman
CTM/CTMS: Aila Särkkä

(Resefakturor skickas alltså inte till Lill eller Anita.)

Representation
Vid extern och intern representation gäller vissa regler som framgår av Chalmers ekonomihandbok: http://www.adm.chalmers.se/eko/ekohandbokg/e15-repr.html.

Se även Lathund avseende representation: http://www.adm.chalmers.se/eko/ekohandbokg/Lathundrepr2.pdf

Vid representation är det viktigt att namn på deltagare och deras arbetsgivare samt ändamålet med representationen finns med som en kommentar till fakturan i meddelanderutan.

Konferenser
Vid betalning av t.ex. konferensavgift där faktura saknas måste en blankett "försättsblad i avsaknad av extern faktura" fyllas i och skickas till fakturaservice. Blanketten finns på sektionens internsida under ekonomi.

Böcker
När det gäller böcker beställs dessa i första hand av beställaren med angivande av projektledaren som referens, i andra hand genom Biblioteket och då anges bibliotekarien som referens. Om beställningen avser lärarexemplar anges studierektor för Chalmers eller GU som referens.

Datorinköp
Alla fakturor på datorinköp ska gå via MEDICs samordnare Dieter Larsen, även om kostnaden ska belasta ett forskningsprojekt.

Institutionsgemensamma kostnader
När det gäller kostnader som ska belasta institutionens gemensamma projekt anges kostnadsställeansvarig som referens på fakturan dvs, för Matematik Jan-Erik Andersson, för Matematisk statistik Peter Jagers.

Vidarefakturering
När det gäller kostnader som ska vidarefaktureras (t.ex. tåg-, flygbiljetter, hotellkostnader som ska ersättas av t.ex. ett annat universitet eller en annan organisation) ska den som har gjort överenskommelsen med ett annat universitet/annan org. anges som referens.

Faktura för kostnader som ska vidarefaktureras konteras på ett följande sätt:
För Matematik: Konto 1690/ Kostnadsställe 11031/ Projekt 1192396 (Camilla Nygren)
För Matematisk statistik: Konto 1690/ Kostnadsställe 11042/ Projekt 1192496 (Marianne Rosander Bäckström)

Fakturor avseende kostnader som ska vidarefaktureras skickas efter kontering och leveransattest vidare i workflow till ekonomihandläggaren med ett meddelande om vart kostnaden ska vidarefaktureras och med en referensperson angiven.

Försök att undvika vidarefakturering då det skapar mycket merarbete. Låt om möjligt den som ska bekosta utgiften få fakturan direkt.



Övrig information
Om ni får pappersfakturor ska de skickas så snart som möjligt till Fakturaservice. Komplettera med kostnadsställe och referens om det saknas.

Observera att inga betalningar kan göras utan faktura eller ifyllt "försättsblad i avsaknad av extern faktura".

GU-anställda kan vara beställare på Chalmers.

När det gäller övriga frågor t.ex. av teknisk art hänvisas till Fakturaservice som har ank: 3000.

Observera att det är viktigt att följa ramavtalen och att ange referens. Chalmers nya centrala enhet för fakturaservice kommer att avgiftsfinansieras med en avgift per faktura som tas ut av sektionerna. Fakturor som föranleder merarbete kommer att debiteras en högre kostnad.

Om fakturan saknar referens kommer den till Camilla Nygren som utreder vem som är projektledare.


Lill Andersson
Adm chef