Rutiner på Chalmers beträffande ersättning till gäster (gästforskare, gästföreläsare, sakkunniga och opponenter)

Chalmers anlitar ofta gästforskare, gästföreläsare, sakkunniga och opponenter. Ersättningen de får av oss kan utgöras av lön, arvode, resekostnadsersättning, ersättning för logi. De personer vi anlitar för dessa uppdrag kan vara bosatta antingen i Sverige eller utomlands och längden på vistelsen varierar. Somliga utför huvuddelen av arbetet vid Chalmers och anses då ha sitt tjänsteställe på Chalmers. Andra anses utföra huvuddelen av arbetet på hemorten t ex opponenter och sakkunniga. Deras tjänsteställe är då hemmet.

På Chalmers tillämpar man sedan hösten 2000 nya rutiner för dessa tillfälliga medarbetare. Anledningen till detta är vår skattelagstiftning. De nya rutinerna avser arbetsgivargifter, preliminärskatteavdrag och kontrolluppgiftsskyldighet för svenska respektive utländska tillfälliga medarbetare. Den största förändringen gäller för personer som är bosatta i Sverige och som utför huvuddelen av arbetet vid Chalmers. Det är viktigt för dig som bjuder in gäster att känna till de nya reglerna.

För Göteborgs universitet gäller naturligtvis samma skatteregler, men på GU har man inte gått ut med någon information om rutiner. Eftersom nästan all gästverksamhet vid MD bokförs i Chalmers ekonomisystem, är det Chalmers rutiner vi tillämpar i de flesta fall.

Personer bosatta i Sverige

Lön och arvode som utbetalas till person bosatt i Sverige utgör skattepliktig ersättning. Om Chalmers betalar ersättning för rese- och logikostnader i samband med anställningens början och slut måste vi ta ställning till var personen utför huvuddelen av arbetet.

Om man kan anse att huvuddelen av arbetet utförs på hemorten (t ex opponenter, sakkunniga och vissa gästföreläsare förbereder ju ofta mycket på hemorten ), utgör resan mellan hemorten och Chalmers en tjänsteresa. Detta motiveras med att personen då har sitt tjänsteställe på hemorten istället för vid Chalmers. Ersättningen för rese- och logikostnader är därmed skattefri för den tillfälligt anställde och Chalmers behöver inte betala arbetsgivaravgifter för denna ersättning.

Om huvuddelen av arbetet däremot utförs vid Chalmers är resan att betrakta som en s k inställelseresa, vilken i skattehänseende behandlas på samma sätt som resa till och från arbetet. Detta innebär i sin tur att ersättning för resa och logi är skattepliktig och utgör underlag för arbetsgivaravgifter. Skatteplikten för resekostnadsersättning och ersättning för logi gäller även om fakturering sker direkt från t ex hotell eller resebyrå. Exempel på fall där man kan anse att huvuddelen av arbetet utförs vid Chalmers är när vi anlitar en gästlärare för mer än gästföreläsningar. Ersättning för resekostnader och logi utgör emellertid inte underlag för preliminärskatteavdrag. Den anställde kan yrka avdrag i sin självdeklaration för kostnader (som överstiger ett visst belopp, f n 7000 kr per år) avseende inställelseresor och logi. I de fall resekostnadsersättning utbetalas i form av s k milersättning för bil utgör ersättning överstigande 16 kr/mil underlag för preliminärskatteavdrag, då avdragsmöjligheten är maximerad till detta belopp.

Ersättning för mat är alltid skattepliktig och utgör underlag för arbetsgivaravgifter när ersättningen utbetalas utan samband med representation. Med andra ord matkostnader kan endast ersättas i form av arvode via en arvodesräkning. Arbetsgivaravgifter tillkommer och skatt dras.

I de fall man anser att uppdraget kan betraktas som en tjänsteresa från huvudarbetsgivaren kan naturligtvis hela kostnaden - arvode, resa och hotell - faktureras oss från gästens arbetsgivare.

Praktiska konsekvenser
Här följer några praktiska konsekvenser för oss och för gäster bosatta i Sverige i de fall som de måste anses utföra huvuddelen av arbetet vid Chalmers och det således är fråga om s k inställelseresor.

För oss: Kostnaderna ökar, eftersom vi måste betala arbetsgivaravgifter även på ersättningen för resa och logi inkl moms. Momsen är i dessa fall inte avdragsgill för Chalmers och belastar således det projekt på MD som skall betala gästens kostnader.
Ekonomihandläggarna/sekreterarna måste rapportera alla rese- och logi-ersättningar till personalavdelningen så att de kan betala in arbetsgivaravgifter och utfärda kontrolluppgifter för gästens deklaration.

För gästen: Han/hon måste ta upp dessa ersättningar i sin deklaration, där han/hon kan yrka avdrag för dessa kostnader.

Personer bosatta utomlands

Personer som är bosatta utomlands och har korta uppdrag vid Chalmers på ett par dagar upp till maximalt sex månader under en tolvmånadersperiod skall ansöka om att få betala särskild inkomstskatt, SINK, för lön och arvoden. Ersättning för resa vid uppdragets början och slut samt ersättning för logi är skattefria förmåner för den som omfattas av SINK. Eventuell ersättning för matkostnader (ej representation) är skattepliktig och utgör underlag för arbetsgivaravgifter och preliminärskatteavdrag på samma sätt som lön och arvode. Med andra ord matkostnader kan endast ersättas i form av arvode via en arvodesräkning. Arbetsgivaravgifter tillkommer och skatt (25%) dras.

SINK är en definitiv skatt som uppgår till 25% av den skattepliktiga inkomsten. Att skatten är definitiv innebär att kostnadsavdrag inte medges och att inkomsten inte behöver deklareras i Sverige. Internationella dubbelbeskattningsavtal möjliggör att SINK kan avräknas vid beskattning i den tillfälligt anställdes hemland.

Praktiska konsekvenser
SINK måste alltid föregås av en särskild ansökan till skattemyndigheten (helst innan vistelsen påbörjas) på en särskild blankett som kan erhållas från Personalavdelningen. Kopia på passet skall bifogas. Precis som beskrivits ovan för svenskarna måste man för gäster bosatta utomlands ta ställning till var gästen utför huvuddelen av arbetet.

Om huvuddelen av arbetet utförs vid Chalmers (t ex i fall då en gästforskare är här en längre tid) är resan att betrakta som inställelseresor. Då skall vi rapportera ersättning för resa och logi till personalavdelningen på en särskild blankett så att de kan utfärda kontrolluppgifter. Detta gäller även om fakturering för resa och logi sker direkt från t ex hotell eller resebyrå.

I de fall den tillfälligt anställde utför huvuddelen av arbetet vid Chalmers är momsen för resa och logi inte avdragsgill för Chalmers och därför ökar våra kostnader för t ex hotell. Hotellfakturor inkluderar 12% moms. Utrikes resor är emellertid momsfria.

Utförs huvuddelen av arbetet på hemorten är resan mellan hemorten och Chalmers en tjänsteresa och då behöver vi inte rapportera ersättningen för resa och logi till personalavdelningen.

Ovanstående information är hämtad från Chalmers Ekonomihandbok och har förkortats och omarbetats något. Den fullständiga texten kan du hitta här.

Ersättning för kostnader i samband med anställningsintervju

I samband med att arbetssökande besöker oss för anställningsintervju betalar vi ofta kostnadsersättning för resa och logi (ibland även för mat). Följande skatteregler gäller.

Om Chalmers betalar resa till och från en anställningsintervju är denna förmån skattefri, om det handlar om resor inom eller mellan de länder som ingår i EU eller EES.
Vid körning med egen bil kan skattefri ersättning i form av s k milersättning utbetalas med högst 16 kr/mil.

Vid intervjuresor från land som ligger utanför EU eller EES kan man ansöka om SINK och på så sätt bli befriad från skatt på ersättningen för resekostnaderna (se ovan betr ersättning till gäster).

Eventuell ersättning för logi och mat utgör skattepliktig ersättning som Chalmers betalar arbetsgivaravgifter och gör preliminärskatteavdrag för. (I de fall fakturering sker från t ex hotell är det dock inte möjligt att göra preliminärskatteavdrag.)
För utomlands bosatta finns emellertid möjlighet att ansöka om SINK för att på så sätt undvika arbetsgivaravgifter och preliminärskatteavdrag vid ersättning för logi-kostnader (se ovan betr ersättning till gäster).

Praktiska konsekvenser
För oss: Ersättning som vi betalar ut för logi i samband med anställningsintervjuer måste rapporteras till Personalavdelningen för kontrolluppgift och för svenskar betalning av arbetsgivaravgifter.
För utomlands bosatta måste vi ansöka om SINK för att undvika arbetsgivaravgifter och skatt på ersättningen för logi.
För intervjuresor från länder utanför EU/EES-land måste vi också ansöka om SINK för att undvika arbetsgivaravgifter och skatt.

Ovanstående information är hämtad från Chalmers Ekonomihandbok och har förkortats och omarbetats något. Den fullständiga texten kan du hitta här