Före ankomsten

För att göra vistelsen positiv för Din gäst och ge ett bra intryck av Chalmers är det viktigt att planera besöket. Det har blivit mycket svårt att hitta lämpliga bostäder både vad gäller enstaka nätter på hotell och för längre vistelser i Göteborg så det är viktigt att vara ute i så god tid som möjligt.

Rum, datorkonto och nycklar

Meddela Marie Kühn, ankn. 4995 (rum 1321) i så god tid som möjligt innan gästen kommer. Informationen ska innehålla gästens namn, födelsedatum, vistelsetid, titel och varifrån gästen kommer. Födelsedatum och titel krävs för att ett datorkonto ska kunna skapas. När det är klart vilket rum gästen får skickar Marie ut ett mail till berörda personer med information om rum, anknytning, datorkonto och vem som är värd. När gästen anländer finns datorkonto, nycklar och passerkort att hämta på studieexpeditionen, Matematik (rum 1205).

Boende

Chalmers har ett antal gästbostäder, Gästhuset, Eklandagatan 96B för korttidsboende upp till 6 månader samt Emilsborg, Gibraltargatan och Sångsvanen, Holtermansgatan för längre vistelser. Dessa bokas via Angelica Mårtensson, Internationella sekretariatet på Chalmers, ank 2511.

Vi har även möjlighet att kunna boka genom universitetet som har ett större antal gästbostäder utspridda i centrala Göteborg. Dessa bokas genom Anna Axelsson, Ågrenska Villan på telefon 773 4638, mail: Anna.Axelsson@adm.gu.se

Arvoden och ersättning för resor o d

För att underlätta administrationen av arvoden och resor är det lämpligt att förbereda detta genom att ta reda på gästens födelsedatum, hemadress och titel. För ett planerat seminarium eller annat uppdrag är det ju också lämpligt att bestämma arvodet och från vilket projekt som kostnaderna skall tas redan före besöket.
Bäst är om ersättningen kan skickas till gästen, då behövs även ev. bankkonto.
Om arvode och ersättning skall utgå då gästen är kvar på institutionen och vid kortare besök är det viktigt att förbereda underlaget snarast och inte vänta till sista dagen. Det händer att Personalavdelningen och Kassan inte är tillgängliga p g a kurser o d.
Till Arvodesräkningen skall bifogas SINK (Ansökan om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta) och en passkopia. F ö se skatteregler.
För ersättning av resor o d skall originalkvitton bifogas.

Under vistelsen

Det är bra att ge gästen Chalmers Studentkårs karta över Göteborg och Chalmers vid ankomsten. Dessa finns hos sekreterarna på respektive avdelning.

OBS Tänk på att meddela när du kommer att vara bortrest så att ditt rum eventuellt kan användas av någon gäst!