KONFERENSMAKERI, CHECKLISTA
(den inbördes ordningen mellan åtgärdspunkterna kan variera!)
| Åtgärd | Delåtgärd/kommentarer |
| Konferenstitel | Bestäm titel på konferensen. |
| Tid | Bestäm tidpunkt för konferensen. |
| Plats | Bestäm var konferensen ska hållas. |
| Kommitté | Bilda en konferenskommitté. |
| Föreläsare | För en dialog/diskussion med tänkbara föreläsare. |
| Inbjudan | Skicka inbjudan till eventuella föreläsare, i så god tid att "first announcement kan skickas ut ca ett år i förväg. Gör också, om möjligt, upp om arvode och kostnader för resa/logi. |
| Information | Informera sekreterare/ekonomihandläggare på institutionen samt informatör på sektionen. |
| Finansiering | Sök extern och intern finansiering. |
| Lokaler |
Boka konferenslokaler. Undersök parkeringsmöjligheter. Undersök kommunikationer. |
| Information | Informera ekonomi- och informationsavdelningar på Chalmers resp. GU. |
| Budget | För att konferensen ska gå ihop ekonomiskt krävs en noggrann budget och löpande kostnadskontroll. Stäm av budgeten med prefekt eller motsvarande. Gå igenom checklistan punkt för punkt och notera beräknade kostnader. TA TILL EN ORDENTLIG RESERV FÖR OFÖRUTSEDDA UTGIFTER. |
|
Fastställ konferensavgiften
|
Tänk på att avgiften för svenska
deltagare är momspliktig. Om det i konferenstjänsten
ingår att deltagarna betalar för mat mm ska även
detta tillhandahållande beläggas med 25% moms då
mat mm ingår som ett naturligt led i konferenstjänsten.
Detta gäller för Chalmers, men för GU gäller
det inte gentemot statliga verk! Tänk även på att olika avgifter för inbetalningarna kommer att dras från konferensintäkten beroende på vilket betalningssätt som används. Avgift för betalning via postgirot betalas av Chalmers centralt. Avgift för inlösen av check är 30 kr (2001-02-21). Vid kortbetalning varierar avgifterna från 20 kr till 20 kr + 4% på summan. Dessa avgifter belastar projektet. |
| "First announcement" |
Bör sändas ut minst ett år i
förväg, och innehålla: Konferenstitel. Tid/plats. Arrangörer (samt adress). Planerat program (med ev inbjudna talare). Avgifter för olika kategorier, deadlines. Inbjudan att anmäla föredrag och förslag till minisymposier. Glöm inte att ange sista dag och i vilken form det ska vara. Intresseanmälan för deltagande (exempel se bilaga 1). Information om att hotell kommer att preliminärbokas av arrangören, men att deltagarna själva måste göra definitivbokningen. Aktiviteter utanför konferensprogrammet. |
| Logi |
Preliminärboka i god tid! Gärna ett
år i förväg. Preliminärboka olika prisklasser. Glöm inte att Chalmers har avtal med olika hotell (information finns på Chalmers inköp, ramavtal). |
| Måltider |
Välkomstmottagning. Kaffepauser/Förfriskningar. Lunch. Konferensmiddag. |
| "Events" | Utflykter. |
| Annonsering | Affischer/vägskyltar. |
| Konferensmapp |
Program. Deltagarförteckning. Block/pennor. Namnskyltar. Kvitto på deltagaravgifter (förslag se bilaga 2). Deltagarintyg (förslag se bilaga 3 och 4). Information om Chalmers/GU. Kartor/turistinformation. |
| Konferensservice | Tillgång till dator/datakonto, telefon mm. |
| Sekretariat |
Bemanning. Lista på vilka deltagare som inte ska betala konferensavgift. Lista på vilka deltagare som ska ha reseersättning, arvode och logikostnader betalda. |
|
"Second announcement"
|
Bör helst sändas ut minst 5 månader
i förväg (beroende på konferensens storlek),
och innehålla: Konferenstitel. Tid/plats. Arrangörer. Program. Information om eventuella Conference Proceedings. Avgifter för olika kategorier, deadlines. Konferensanmälan. (exempel se bilaga 5). Adressuppgifter till hotell som förbokats. Ange priser, bokningsnummer och sista dag för bokning. Aktiviteter utanför konferensprogrammet, såsom välkomstmottagning, konferensmiddag, utflykter mm. Medföljande. Information om eventuell återbetalning vid avbokning. Adressuppgifter (postadress, mail, fax, tel, www). |
|
Ansvarig för
sidan: Marianne Rosander
Bäckström Senast uppdaterad: 12 mars 2002 Till internsidan |
||