Planera Din resa i god tid!!

Från Chalmers "Insidan" går du in på "Resor, hotell, konferens". Där finns bl a "Reseguiden" med Chalmers regler för tjänsteresor samt information om vilka resebyråer Chalmers har avtal med mm.

Ta reda på vilka stipendier för Chalmers resp GU som går att söka och gör detta i god tid.

Det är viktigt att finansieringen är klar före resan. På institutionen finns en blankett "Resefinansiering", för beräkning av resans totala kostnad.Varifrån resan skall betalas skall anges på blanketten, om det är stipendium eller om instituionen skall betala resan, i så fall anges från vilket projekt.

Blanketten skall vara underskriven av handledare/projektansvarig och prefekt. Blanketten lämnas till prefekten före resan. Den av prefekten underskrivna resefinansieringen är också ett intyg på att resan är en tjänsteresa, vilket är mycket viktigt för att tjänsteförsäkringen skall gälla. Reseräkningen, som skall vara inlämnad senast en månad efter resan, stäms av mot resefinansieringen.

Till reseräkningen skall bifogas originalkvitton samt även de biljetter som institutionen betalat. Kostnader som inte styrks av originalkvitton ersätts inte.

Traktamente för forskarstuderande:
För Matematik/Matematisk statistik gäller att för ev utbetalning av traktamente skall detta diskuteras med handledaren och/eller prefekten före resan och vara med i beräkningen av resans finansiering.
För att traktamentet för utrikes resa skall kunna beräknas skall avresan från bostaden anges, datum och klockslag, och avgång resp start för tåg eller flyg samt ankomsttid till resp. land. För återresan anges när tåg/flyg avgår, ankomsttiden till Sverige och tiden då Du anländer till Din bostad.
När det gäller inrikes resa anges datum och tid för avresa från bostaden samt datum och tid för återkomst till bostaden.
För erhållna måltider som Chalmers betalat, t.ex konferensavgift där måltider ingår, utgår skattepliktig kostförmån. F ö se "Reseguiden".

Du har möjlighet att ta ut ett förskott inför resan. Blanketten "Rekvisition av kontantförskott" skall vara attesterad av prefekten eller motsvarande (förutsett att resefinansiering attesterad av prefekten finns). Kontantförskottet utbetalas tidigast 2 veckor före avresan. Nytt förskott betalas inte ut om resenären har ett gammalt förskott som inte redovisats. Förskottet skall redovisas senast 30 dagar efter återkomst. På rekvisitionen skall det kostnadsställe som resan finansieras från anges.

När du reser inom EU är det viktigt att du har med Försäkringskassans intyg E111. Information om vad som gäller hittar du på FK:s sida om att "Vistas utomlands".

Anställda vid Chalmers är försäkrade vid tjänsteresa genom Trygg Hansas tjänsteförsäkring.
Anställda vid GU är försäkrade genom Kammarkollegiet. Viss information finns hos Camilla Nygren.

"Försäkringskort" finns hos Margareta Börgesson för Chalmers och hos Camilla Nygren för GU.